No data sale
Itervanta does not sell personal information or share it for third-party advertising.
Privacy · GDPR · Portuguese law · POPIA
Your information should remain under your control.
This notice explains what Itervanta processes, why, what is optional, who may receive it, how long it is retained and how to exercise your rights.
Last updated · 21 August 202601 · Controller, responsible party and scope
One accountable person.
Itervanta is the trading name of Ruben dos Reis, sole trader established in Portugal. Ruben dos Reis determines why and how personal information is handled through this website and is therefore the data controller under the GDPR. Where South Africa’s POPIA applies under its territorial rules, he is the responsible party.
This notice is intended to satisfy GDPR Articles 13 and 14 and, where applicable, the notification requirements in POPIA section 18. POPIA generally applies where a responsible party is domiciled in South Africa or uses processing means there other than simple forwarding; this notice nevertheless offers the listed privacy routes to South African visitors and customers.
No marketing reuse
Project and partnership enquiries are not added to a marketing list without a separate lawful choice.
Human decision
AI may draft a reply, but Ruben makes every substantive commercial decision.
The site is business-facing and not intended for children. Do not send children’s information, special-category information, identity documents, financial-account information or confidential client data through a public form.
02 · Information, sources and necessity
Only information with a defined job.
Information you provide
- Project enquiries: name, email, company, service, budget band, timing and message.
- Partnership enquiries: name, email, organisation, partner type, venture, relevant experience and message.
- Correspondence and commercial records created when you reply, arrange a call, request a proposal or enter an engagement.
- Text or voice submitted to Sofia only after the separate Sofia choice and, for voice, browser microphone permission.
Information collected automatically
- Hosting and security data such as IP address, user-agent, time, requested URL, response status, BotID signals and events needed to deliver and protect the site.
- A one-way salted request identifier used for enquiry rate limiting. The raw IP address is not stored in the enquiry database.
- Language and privacy decisions stored in your browser.
- Aggregated Vercel Web Analytics data only after analytics is allowed.
Other sources
If you contact Itervanta through LinkedIn, email or another professional channel, information may come from your message and the profile or organisation details you make visible there. Itervanta does not buy consumer data or create hidden profiles.
Required form fields are marked in the interface and are necessary to assess and answer the request. Company, organisation and relevant-experience fields are optional. Without the required contact and request information, Itervanta cannot respond.
03 · Purposes and lawful grounds
Every use needs a reason.
For legitimate-interest processing, the interests are limited to running a secure product studio, answering business approaches and protecting legal rights. Itervanta considers the nature of the information, reasonable expectations, necessity and potential effect on the person. You may object where your situation gives you grounds to do so.
04 · Enquiries and AI-assisted replies
A draft is not a decision.
When the hosted enquiry workflow is active, the form validates the submission, checks for bots and rate limits, stores the enquiry, sends an acknowledgement and may use an AI model to prepare an internal draft. Ruben receives a protected review link, can edit or reject the draft and must approve it before any substantive response is sent.
No scoring, profiling or solely automated decision determines whether Itervanta accepts work, proposes terms or enters a partnership. The AI draft has no legal or similarly significant effect. The form’s privacy checkbox confirms that you have read this notice; it is not used to manufacture consent where another lawful ground applies.
If hosted delivery is unavailable, the site tells you to use email. Your email provider then controls transmission to Itervanta. Do not include confidential documents in the first message; a secure channel or NDA can be arranged.
05 · Browser storage, analytics and choices
Optional means optional.
Necessary local storage remembers the selected language and privacy decision. It is used to provide the setting you requested and to avoid repeatedly asking the same question. It does not follow you between websites.
Vercel Web Analytics is disabled until you allow it. When enabled, it processes page, referrer, broad location, browser, operating-system and device information for aggregated reports. Vercel states that Web Analytics uses no analytics cookies or cross-site identifiers and discards the visitor hash after 24 hours. Itervanta does not send names, emails, enquiry content or custom personal events to analytics.
The site does not use advertising cookies, pixels, social-media trackers or behavioural advertising. Browser choices can be changed at any time in the Privacy Choices centre. Withdrawing stops future optional loads on that browser; it does not make earlier lawful processing disappear.
06 · Recipients, processors and transfers
A limited delivery chain.
- Vercel: website and function hosting, security, BotID, Web Analytics and AI Gateway routing.
- Neon: hosted database for enquiry, review and response records when the workflow is enabled.
- Resend: acknowledgements, founder notifications and approved responses when email automation is enabled.
- OpenAI through Vercel AI Gateway: internal enquiry-draft generation. The prompt contains the enquiry details needed to draft a relevant reply.
- Presença AI and its AI, speech, voice and avatar infrastructure: only if Sofia is allowed and used.
- Professional advisers, service specialists, courts or authorities: only where necessary for an engagement, legal advice, claims or a legal duty.
Providers may act as processors under service terms and data-processing commitments, and may also handle limited service-generated data as independent controllers under their notices. Access is limited to what each service needs.
Some providers and subprocessors operate outside the EEA or South Africa. EEA transfers are made using an adequacy decision, the European Commission’s Standard Contractual Clauses with supplementary measures, or another lawful GDPR Chapter V mechanism. Where POPIA section 72 applies, transfers rely on equivalent protection, a binding agreement, consent or another permitted ground. You may ask for information about the relevant safeguard through the privacy contact.
07 · Retention, security and incidents
Kept only while justified.
- Unsuccessful, declined or exploratory enquiries: deleted or anonymised within 24 months after the last substantive contact.
- Active client, contract and delivery records: for the engagement and the period necessary for contractual duties, claims and mandatory record keeping.
- Accounting and invoicing records: for the period required by Portuguese tax and accounting law, generally up to 10 years where applicable.
- One-way rate-limit identifiers: automatically cleared from enquiry records after 48 hours.
- Analytics: a Vercel visitor hash expires after 24 hours; aggregated reporting remains available for the reporting window attached to the active Vercel plan.
- Review links: protected by a random token and expiry; used tokens are invalidated after response.
- Sofia: configured not to remember a conversation across visits. Provider-side transient processing may still occur as described in the Sofia notice.
Safeguards include encrypted transport, restrictive browser security headers, server-side validation, origin and content-type checks, input and request-size limits, BotID, honeypots, rate limiting, hashed review tokens, restricted provider access and human approval before AI-assisted responses. Measures are reviewed against foreseeable risks, but no internet service can promise absolute security.
If a personal-data breach occurs, Itervanta will investigate, contain and document it and notify the CNPD within the GDPR period where required. Where POPIA applies, the Information Regulator and affected data subjects will be notified as soon as reasonably possible where its section 22 threshold is met. Report suspected issues to hello@itervanta.com.
08 · Sofia assistant
A separate, reversible choice.
Sofia is available only on the Contact page and does not load automatically. If allowed, Presença AI may process typed questions, conversation context, language and technical request information. If you choose voice and separately grant browser permission, microphone audio is transmitted for speech processing. AI, speech, generated-voice and avatar providers may receive the parts necessary to provide those functions.
Do not use Sofia for special-category data, children’s data, identity documents, financial details, confidential client material or urgent decisions. Assistant responses may be incomplete or incorrect and are not professional advice or a binding Itervanta commitment.
Choose “Necessary only” to keep the assistant off, or withdraw Sofia through Privacy Choices. Withdrawing prevents future loading on that browser. Browser microphone permission may also be removed in browser settings.
09 · Rights, complaints and updates
Access, correct, delete, restrict, object or withdraw.
Subject to the legal conditions and exceptions, GDPR rights include access, rectification, erasure, restriction, portability, objection to legitimate-interest processing, withdrawal of consent and freedom from qualifying solely automated decisions. POPIA may also provide access, correction, deletion, objection, direct-marketing and complaint rights, including for some juristic persons.
Use Privacy Choices for browser-level withdrawal, or email hello@itervanta.com. Requests are normally free. Itervanta responds to GDPR requests without undue delay and ordinarily within one month; a complex request may be extended as permitted by law. Only the minimum additional information needed to verify identity will be requested.
You may complain to Portugal’s Comissão Nacional de Proteção de Dados or another competent EEA authority. Where POPIA applies, complaints may be lodged with South Africa’s Information Regulator or its eServices portal.
This notice is reviewed when purposes, providers, retention or law change materially. A material consent change will not be applied retroactively; the site will ask again where a new choice is required. The date at the top identifies the active version.
01 · Responsável pelo tratamento e âmbito
Um responsável claramente identificado.
A Itervanta é o nome comercial de Ruben dos Reis, empresário em nome individual estabelecido em Portugal. Ruben determina as finalidades e os meios do tratamento de dados neste site e é o responsável pelo tratamento ao abrigo do RGPD. Quando a POPIA sul-africana é aplicável nos termos das suas regras territoriais, Ruben é também a parte responsável.
Este aviso presta a informação exigida pelos artigos 13.º e 14.º do RGPD e, quando aplicável, pela secção 18 da POPIA. Em termos gerais, a POPIA aplica-se quando a parte responsável está domiciliada na África do Sul ou utiliza meios de tratamento nesse país para além do simples encaminhamento. Os canais indicados neste aviso permanecem disponíveis para visitantes e clientes sul-africanos.
Sem venda de dados
A Itervanta não vende dados pessoais nem os partilha para fins de publicidade de terceiros.
Sem reutilização
Os dados enviados num pedido não são utilizados para criar listas de marketing sem uma escolha lícita separada.
Decisão humana
A IA pode preparar um rascunho, mas Ruben toma todas as decisões comerciais.
O site destina-se principalmente a empresas e não a crianças. Não envie dados de crianças, categorias especiais de dados, documentos de identificação, dados de contas financeiras ou informação confidencial de clientes através dos formulários públicos.
02 · Dados tratados, fontes e necessidade
Apenas dados com uma finalidade clara.
Dados que fornece
- Pedidos sobre projetos: nome, email, empresa, tipo de serviço, orçamento indicativo, prazo e mensagem.
- Propostas de parceria: nome, email, organização, tipo de parceiro, projeto, experiência e mensagem.
- Correspondência e registos comerciais criados quando responde, agenda uma conversa, pede uma proposta ou inicia um projeto.
- Texto ou voz enviados à Sofia, apenas depois de uma escolha separada e, no caso da voz, de autorizar a utilização do microfone.
Dados recolhidos automaticamente
- Dados técnicos de alojamento e segurança, como endereço IP, informação do navegador, data e hora, URL, estado da resposta, sinais do BotID e eventos necessários para disponibilizar e proteger o site.
- Um identificador irreversível, gerado com recurso a uma chave secreta, para limitar o número de pedidos. O endereço IP original não é guardado na base de dados de pedidos.
- O idioma e as preferências de privacidade guardados no navegador.
- Estatísticas agregadas da Vercel Web Analytics, apenas depois de autorizar este serviço.
Outras fontes
Se nos contactar através do LinkedIn, por email ou por outro canal profissional, os dados podem provir da sua mensagem e da informação de perfil ou da organização que esteja publicamente disponível. A Itervanta não compra dados de consumidores nem cria perfis ocultos.
Os campos obrigatórios estão assinalados e são necessários para avaliar o pedido e responder. Os campos relativos à empresa, organização e experiência são opcionais. Sem os dados de contacto e o contexto assinalados como obrigatórios, a Itervanta não poderá responder.
03 · Finalidades e fundamentos jurídicos
Cada tratamento tem uma finalidade e um fundamento.
Quando o tratamento se baseia no interesse legítimo, avaliamos a natureza dos dados, as expectativas, a necessidade e o possível impacto. Pode opor-se ao tratamento quando a sua situação particular o justifique.
04 · Pedidos e respostas assistidas por IA
Um rascunho não é uma decisão.
Quando o serviço do formulário está ativo, o sistema valida os campos, verifica sinais de utilização automática e limites de envio, guarda o pedido, envia uma confirmação e pode utilizar IA para preparar um rascunho interno. Ruben recebe uma ligação protegida, pode alterar ou rejeitar o texto e tem de o aprovar antes de ser enviada qualquer resposta completa.
Nenhuma classificação, perfil ou decisão exclusivamente automatizada determina a aceitação de um projeto, os termos comerciais ou uma parceria. O rascunho não produz efeitos jurídicos. A caixa de privacidade confirma que leu este aviso; não procura obter consentimento quando o tratamento se baseia noutro fundamento jurídico.
Se o serviço do formulário estiver indisponível, o site apresenta o endereço de email. Nesse caso, a transmissão é também tratada pelo seu fornecedor de email. Não envie documentos confidenciais no primeiro contacto.
05 · Navegador, estatísticas e preferências
Os serviços opcionais dependem da sua escolha.
O armazenamento local essencial guarda o idioma e as preferências de privacidade, para que o site respeite as suas escolhas. Esta informação não é utilizada para o acompanhar noutros sites.
A Vercel Web Analytics permanece desativada até ser autorizada. Depois de ativada, trata a página visitada, a página de origem, a localização aproximada, o navegador, o sistema operativo e o tipo de dispositivo para produzir relatórios agregados. A Vercel declara não utilizar cookies analíticos nem identificadores entre sites e eliminar o código irreversível do visitante após 24 horas. Não enviamos nomes, endereços de email, mensagens ou eventos personalizados que contenham dados pessoais.
Não utilizamos cookies publicitários, píxeis de seguimento, rastreadores de redes sociais ou publicidade comportamental. Pode alterar as suas escolhas em Preferências de Privacidade. A retirada do consentimento impede carregamentos futuros, mas não afeta a licitude do tratamento realizado anteriormente.
06 · Destinatários, subcontratantes e transferências
Acesso limitado ao necessário.
- Vercel: alojamento, funções do site, segurança, BotID, Web Analytics e AI Gateway.
- Neon: base de dados de pedidos, revisão e respostas, quando este serviço está ativo.
- Resend: confirmações, notificações e respostas aprovadas, quando a automatização está ativa.
- OpenAI através da Vercel AI Gateway: preparação de um rascunho interno com os dados necessários do pedido.
- Presença AI e fornecedores de IA, reconhecimento de fala, voz e avatar: apenas quando a Sofia é autorizada e utilizada.
- Consultores, especialistas, tribunais ou autoridades: apenas quando necessário para executar um projeto, obter aconselhamento, defender direitos ou cumprir uma obrigação legal.
Os fornecedores podem atuar como subcontratantes e, relativamente a certos dados técnicos limitados, como responsáveis independentes pelo tratamento. O acesso de cada fornecedor é limitado ao necessário para prestar o respetivo serviço.
Alguns fornecedores operam fora do Espaço Económico Europeu ou da África do Sul. As transferências a partir do EEE baseiam-se numa decisão de adequação, em Cláusulas Contratuais-Tipo acompanhadas de medidas suplementares ou noutro mecanismo previsto no capítulo V do RGPD. Quando a secção 72 da POPIA é aplicável, utilizamos uma proteção equivalente, um acordo vinculativo, o consentimento ou outro fundamento permitido. Pode pedir mais informação sobre estas garantias.
07 · Conservação, segurança e incidentes
Os dados são conservados apenas durante o período necessário.
- Pedidos exploratórios, recusados ou sem seguimento: eliminação ou anonimização no prazo máximo de 24 meses após o último contacto relevante.
- Registos de clientes, contratos e prestação de serviços: durante o projeto e pelo período necessário para cumprir obrigações, tratar reclamações e respeitar prazos legais de conservação.
- Documentos contabilísticos e de faturação: durante o prazo previsto na legislação fiscal e contabilística portuguesa, em geral até 10 anos, quando aplicável.
- Identificadores usados para limitar envios: removidos automaticamente dos registos de pedidos após 48 horas.
- Estatísticas de utilização: o código irreversível do visitante expira após 24 horas; os relatórios agregados são conservados durante o período previsto no plano Vercel em vigor.
- Ligações para revisão: protegidas por um código aleatório e um prazo de validade; os códigos utilizados são invalidados depois da resposta.
- Sofia: configurada para não guardar conversas entre visitas, sem prejuízo do tratamento transitório efetuado pelos fornecedores.
As medidas de segurança incluem ligações cifradas, cabeçalhos de segurança restritivos, validação no servidor, controlo da origem e do tipo de conteúdo, limites de tamanho e frequência dos pedidos, BotID, campos-armadilha, códigos de revisão irreversíveis, acesso restrito aos fornecedores e aprovação humana. Nenhum serviço online pode garantir segurança absoluta.
Em caso de violação de dados pessoais, investigamos, contemos e documentamos o incidente e notificamos a CNPD dentro do prazo previsto no RGPD, quando exigido. Quando a POPIA é aplicável e o limiar da secção 22 é atingido, notificamos o Information Regulator e os titulares dos dados logo que seja razoavelmente possível. Para comunicar uma suspeita, escreva para hello@itervanta.com.
08 · Assistente Sofia
Uma escolha separada e reversível.
A Sofia está disponível apenas na página Contacto e não é ativada automaticamente. Depois de autorizada, as perguntas, o contexto da conversa, o idioma e os dados técnicos podem ser tratados pela Presença AI. Se optar pela voz e autorizar o navegador, o áudio é transmitido para reconhecimento de fala. Os fornecedores de IA, fala, voz e avatar recebem apenas os dados necessários para prestar cada função.
Não introduza categorias especiais de dados, dados de crianças, documentos de identificação, dados financeiros, material confidencial ou informação destinada a decisões urgentes. As respostas podem estar incompletas ou incorretas e não constituem aconselhamento profissional nem um compromisso vinculativo da Itervanta.
Selecione “Apenas o essencial” para manter a assistente desativada ou retire a autorização em Preferências de Privacidade. Também pode retirar a autorização do microfone nas definições do navegador.
09 · Direitos, reclamações e alterações
Acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e retirada.
Nos termos da legislação aplicável, o RGPD confere direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade, oposição, retirada do consentimento e proteção em relação a determinadas decisões exclusivamente automatizadas. A POPIA pode ainda conferir direitos de acesso, correção, eliminação, oposição a comunicações comerciais diretas e apresentação de reclamações, incluindo a determinadas pessoas coletivas.
Utilize as Preferências de Privacidade ou escreva para hello@itervanta.com. O exercício dos direitos é, em regra, gratuito. Respondemos aos pedidos ao abrigo do RGPD sem demora injustificada e, normalmente, no prazo de um mês. Pedimos apenas a informação adicional estritamente necessária para confirmar a identidade.
Pode apresentar uma reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados ou a outra autoridade de controlo competente do EEE. Quando a POPIA é aplicável, pode contactar o Information Regulator ou utilizar o portal eServices.
Revemos este aviso sempre que as finalidades, os fornecedores, os prazos de conservação ou a legislação sofrem alterações relevantes. Uma alteração que exija novo consentimento não será aplicada retroativamente; o site voltará a pedir a sua escolha quando necessário. A data apresentada no topo identifica a versão em vigor.