Your information should remain under your control.

01 · Controller and scope

Clear responsibility.

Itervanta is the trading name of Ruben dos Reis, sole trader, Portugal. Ruben dos Reis is the data controller under the GDPR and the responsible party under POPIA for information handled through this website. Privacy contact and POPIA Information Officer contact: hello@itervanta.com.

This business-facing site is not directed at children. It does not sell personal information, use advertising trackers, reuse enquiries for marketing, or make decisions about people solely by automated means.

02 · Information handled

Only what has a defined job.

Enquiries

We collect the fields you submit, such as name, email, organisation, project or partnership choices, indicative budget, timing and message. Please do not submit special-category, identity-document, financial-account or other sensitive information. A secure document link may be included where appropriate.

Site delivery, security and aggregate measurement

Vercel may process IP address, user-agent, request time, requested URL, security signals and related technical information to deliver and protect the site. We use Vercel Web Analytics for privacy-friendly aggregate usage measurement without advertising profiles. Anti-bot checks, a honeypot, request limits and rate limiting are used to prevent misuse. Raw IP addresses are not stored in our enquiry database; a one-way, salted request identifier may be retained temporarily for abuse prevention.

Preferences

Your language and optional Sofia choice are stored locally in your browser. No non-essential assistant is loaded until you request it and accept the notice.

03 · Purposes and legal bases

Processing tied to a reason.

• Responding to project or partnership enquiries: steps requested before a possible contract and legitimate interests in assessing and communicating about opportunities (GDPR Article 6(1)(b) and, where appropriate, 6(1)(f); corresponding POPIA grounds).
• Operating, measuring and securing the website: legitimate interests in reliable delivery, understanding aggregate use and preventing abuse (GDPR Article 6(1)(f); POPIA legitimate interests and safeguards).
• Optional Sofia assistant: your consent (GDPR Article 6(1)(a) and POPIA consent), which can be refused or withdrawn without losing access to the rest of the site.
• Legal, accounting and dispute records: compliance with legal obligations and establishment, exercise or defence of claims.

An AI service may prepare a draft response to an enquiry, but Ruben reviews and approves every substantive response. No solely automated decision determines whether we work with you.

04 · Providers and transfers

A defined delivery chain.

• Vercel: hosting, serverless functions, security controls, Web Analytics and AI Gateway routing.
• Neon: encrypted database storage for enquiry and review records.
• Resend: acknowledgement, notification and approved-response emails.
• OpenAI through Vercel AI Gateway: generation of an internal response draft for Ruben’s review.
• Presença AI and its disclosed AI, speech and avatar providers: only if Sofia is actively allowed.
• Professional advisers or authorities: only where reasonably necessary or legally required.

Providers act under their own terms and applicable data-processing commitments. Some processing may occur outside the EEA or South Africa. Where required, transfers rely on adequacy decisions, Standard Contractual Clauses, POPIA section 72 safeguards or another lawful mechanism. No enquiry content is intentionally used by Itervanta for provider model training.

05 · Retention and security

Kept for a defined period.

• Unsuccessful or exploratory enquiries are deleted or anonymised within 24 months of the last substantive contact.
• Client, contract and delivery records are retained for the life of the engagement and for the period needed to meet contractual or legal obligations.
• Accounting and invoicing records are generally retained for 10 years where Portuguese law requires it.
• Records relevant to a legal claim may be retained until the applicable limitation or dispute period ends.
• Rate-limit and security identifiers are kept only as long as reasonably necessary to prevent abuse.
• Sofia is configured not to remember a conversation across visits.

Safeguards include encrypted transport, restricted provider access, server-side validation, anti-bot protection, request limits, salted identifiers, human approval before substantive AI-assisted replies and incident-response procedures. No internet service can promise absolute security; suspected issues can be reported to security@itervanta.com.

06 · Sofia and privacy choices

The optional assistant stays optional.

Sofia is available only on the Contact page and does not load automatically. If you choose “Allow Sofia”, Presença AI may process typed questions, conversation context, selected language, technical request information and—only after separate browser permission—microphone audio for transcription. Relevant AI, speech, generated-voice and avatar providers may also process that data.

You can choose “Necessary only” and use every core page and the normal enquiry form. You may reopen Privacy choices and withdraw consent; this prevents a future assistant load but does not undo lawful prior processing. Microphone permission is separately controlled in your browser. Avoid submitting sensitive personal or confidential commercial information.

07 · Your rights and contact

Access, correct, delete, restrict or object.

Depending on the circumstances, you may request access, correction, deletion, restriction, portability, or object to processing. You may withdraw consent at any time and complain to a regulator. We normally respond to GDPR requests within one month and may request the minimum information needed to verify identity.

Contact hello@itervanta.com. In Portugal or the EEA, you may complain to the Comissão Nacional de Proteção de Dados or another competent supervisory authority. In South Africa, you may contact the Information Regulator and exercise applicable POPIA and PAIA rights.

We update this notice when processing or legal requirements materially change. The date at the top identifies the current version.

01 · Responsável e âmbito

Responsabilidade clara.

Itervanta é o nome comercial de Ruben dos Reis, empresário em nome individual, Portugal. Ruben dos Reis é o responsável pelo tratamento ao abrigo do RGPD e a parte responsável ao abrigo da POPIA. Contacto de privacidade e do Information Officer POPIA: hello@itervanta.com.

Este site empresarial não se dirige a crianças. Não vende dados pessoais, não usa rastreadores publicitários, não reutiliza pedidos para marketing e não toma decisões sobre pessoas exclusivamente por meios automatizados.

02 · Informação tratada

Apenas o que tem uma finalidade definida.

Pedidos

Recolhemos os campos submetidos, como nome, email, organização, escolhas de projeto ou parceria, orçamento indicativo, prazo e mensagem. Não envie categorias especiais, documentos de identificação, contas financeiras ou outra informação sensível.

Entrega, segurança e medição agregada

A Vercel pode tratar endereço IP, user-agent, hora, URL pedida, sinais de segurança e dados técnicos para entregar e proteger o site. Usamos Vercel Web Analytics para medição agregada sem perfis publicitários. Verificação anti-bot, honeypot, limites e rate limiting previnem abuso. Endereços IP não são guardados na base de dados de pedidos; pode existir temporariamente um identificador unilateral e com salt para prevenção de abuso.

Preferências

O idioma e a escolha opcional da Sofia ficam guardados localmente no navegador. O assistente não essencial não é carregado sem pedido e aceitação do aviso.

03 · Finalidades e fundamentos

Tratamento ligado a uma razão.

• Responder a pedidos: diligências pré-contratuais e interesses legítimos na avaliação e comunicação (RGPD 6.º(1)(b) e, quando adequado, 6.º(1)(f); fundamentos correspondentes na POPIA).
• Operar, medir e proteger: interesses legítimos na entrega fiável, compreensão agregada e prevenção de abuso.
• Sofia opcional: consentimento, que pode ser recusado ou retirado sem perder acesso ao site.
• Registos legais, contabilísticos e de litígio: cumprimento de obrigações e defesa de direitos.

Um serviço de IA pode preparar uma resposta interna, mas Ruben revê e aprova toda a resposta substantiva. Não existe uma decisão exclusivamente automatizada sobre a relação comercial.

04 · Fornecedores e transferências

Uma cadeia de prestação definida.

• Vercel: alojamento, funções, segurança, Web Analytics e encaminhamento AI Gateway.
• Neon: base de dados cifrada para pedidos e revisões.
• Resend: emails de confirmação, notificação e resposta aprovada.
• OpenAI através de Vercel AI Gateway: rascunho interno para revisão de Ruben.
• Presença AI e fornecedores divulgados de IA, voz e avatar: apenas quando a Sofia é autorizada.
• Consultores ou autoridades: quando razoavelmente necessário ou exigido por lei.

Algum tratamento pode ocorrer fora do EEE ou África do Sul. Quando exigido, as transferências usam decisões de adequação, Cláusulas Contratuais-Tipo, garantias da secção 72 da POPIA ou outro mecanismo lícito. A Itervanta não destina o conteúdo de pedidos a treino de modelos.

05 · Conservação e segurança

Guardado por um período definido.

• Pedidos exploratórios ou sem seguimento são eliminados ou anonimizados até 24 meses após o último contacto substantivo.
• Registos de cliente, contrato e entrega são mantidos durante o projeto e pelo período necessário para obrigações contratuais ou legais.
• Registos contabilísticos e de faturação são geralmente mantidos durante 10 anos quando a lei portuguesa o exige.
• Registos relevantes para uma reclamação podem ser mantidos até terminar o prazo aplicável.
• Identificadores de segurança são mantidos apenas durante o necessário para prevenir abuso.
• A Sofia está configurada para não recordar conversas entre visitas.

As medidas incluem transporte cifrado, acesso restrito, validação no servidor, proteção anti-bot, limites, identificadores com salt, aprovação humana antes de respostas assistidas por IA e procedimentos de incidentes. Suspeitas: security@itervanta.com.

06 · Sofia e escolhas

O assistente opcional continua opcional.

A Sofia existe apenas na página Contacto e não carrega automaticamente. Se escolher “Permitir Sofia”, a Presença AI pode tratar perguntas, contexto, idioma, dados técnicos e—após permissão separada—áudio de microfone para transcrição. Fornecedores relevantes de IA, voz e avatar também podem tratar esses dados.

Pode escolher “Apenas necessário” e usar o site e o formulário normal. Pode voltar às Preferências de privacidade e retirar o consentimento. O microfone é controlado separadamente no navegador. Não envie dados sensíveis nem informação comercial confidencial.

07 · Direitos e contacto

Aceder, corrigir, apagar, limitar ou opor-se.

Consoante o caso, pode pedir acesso, correção, eliminação, limitação, portabilidade ou opor-se. Pode retirar consentimento e reclamar junto de uma autoridade. Pedidos RGPD são normalmente respondidos num mês; poderemos pedir o mínimo necessário para verificar identidade.

Contacte hello@itervanta.com. Em Portugal ou no EEE, pode reclamar à Comissão Nacional de Proteção de Dados. Na África do Sul, pode contactar o Information Regulator e exercer direitos POPIA e PAIA aplicáveis.

Atualizamos o aviso quando o tratamento ou a lei mudam materialmente. A data no topo identifica a versão atual.